Weniger ist Mehr
In unserem Arbeitsleben nehmen wir immer mal wieder neue Verantwortlichkeiten oder Tätigkeiten an und je nach Situation nehmen diese Einzug in unsere wiederkehrenden Tätigkeiten. Teilweise fast schon unbewusst füllen wir unsere Backlog an täglichen Tasks. Und pflichtbewusst führen wir diese Tätigkeiten täglich aus. Leider hat auch unser Tag nur 24 Stunden und so werden zwangsläufig andere Arbeiten oder Themen verdrängt - oft fast schon unbewusst.
Leider ist obig beschriebene Situation gerade auch bei Führungspersonen eine zunehmende Gefahr. Oft verdrängen damit diese täglichen, operativen Aufgaben die eher mittel- und langfristigen Themen. Diese sind ja oft nicht dringend und werden von uns auf den nächsten Zyklus verschoben. Mit der Gefahr nie wirklich angegangen zu werden. Dazu kommt auch noch, dass oft repetitive operative Aufgaben und fast angenehmer sind. Diese sind oft viel konkreter und geben eher das Gefühl am Ende des Tages etwas erledigt oder komplettiert zu haben. Doch gerade als Führungskräfte sollten wir uns zwingend von operativen Aufgaben lösen und deutlich mehr Zeit mit “Nachdenken” verbringen und damit das übermorgen visualisieren und antizipieren.
Ich habe dazu spannenderweise einen Artikel über Bill Gates gelesen. Gemäss diesem zieht er sich zweimal pro Jahr für jeweils eine ganze Woche in ein Hide-Away zurück um nachzudenken, zu lesen und seine Gedanken zu sortieren. Dabei nabelt er sich ganz bewusst von der Umwelt ab - keine e-mails, Telefonate oder ähnliches. Und dies nicht mit Geschäft, Freunden noch Familie. Seine persönlichen Erfahrungen sind derart gut mit diesem Vorgehen, dass er dies seit Jahren aktiv praktiziert. Spannend.
Zurück zu den vielen neuen Aufgaben und damit den verschiedenen “Zeitfressern”. Wir müssen lernen viel bewusster auch Aufgaben loszuwerden, sei dies durch konsequente Delegation oder aber durch “nicht mehr Ausführen”. Gerade letzteres ist enorm spannend. Wie oft werden gewisse administrative Tätigkeiten gemacht, z.B. das Erstellen eines gewissen Reports auf wöchentlicher Basis. Wie oft werden diese Reports aber tatsächlich gelesen? Viel zu oft produzieren wir Inputs oder Daten, welche nie wirklich genutzt werden. Solche Aufgaben gilt es zu identifizieren und konsequenterweise zu eliminieren. Bei der Identifikation zu eliminierenden Aufgaben können die folgenden Fragen helfen:
Unterstützt die Aufgabe die Ziele der Abteilung oder der Firma?
Bringt die Aufgabe mein Team oder mich weiter?
Unterstützt die Aufgabe meine Entwicklung?
Treibe ich mit der Aufgabe Resultate voran oder aber unterstütze ich jemanden anderen aktiv darin?
Mache ich dies nur, weil alle anderen dies machen?
Würde ich die Aufgabe nicht mehr ausführen, würde das überhaupt jemand bemerken?
Wenn ich die Aufgabe nicht mehr ausführen würde, könnte ich die gewonnene Zeit für wichtigere Aufgaben einsetzen?
Ist die Ausführung der Aufgabe wirklich der beste Einsatz meiner Zeit für die Firma?
Dies nur ein paar Ideen für den Gedankenanstoss. Wir sollten viel öfters viel radikaler alte Zöpfe abschneiden oder einfach gewisse, fragliche Tätigkeiten für eine Zeit einstellen. Je nachdem stellen wir plötzlich fest, dass die Aufgabe keinen oder nur beschränkten Wert generiert.
Ich werde es für das kommende Jahr mal aktiv probieren und mir eine “Stop-Doing-List” zusammenstellen. Bin gespannt, was da so auftaucht. Habt ihr damit auch schon Erfahrungen sammeln dürfen?